ITツール導入前に、まず「課題を解決」することが大切

会社の業務に新しいITツールを導入すれば、
もっとスムーズに業務が進むのになぁと思うことはありませんか?

今は、IT化とか、デジタル化、DX化、ITツール導入とか
いろいろな変化を求められています。

ITツールを導入した後は、
「残業削減を期待している」とか
「煩わしかった事務処理を楽にしたい」といった”理想”が
スルスルっと実現できるかというと、
実はなかなかそうはいかないことが多かったりします。


新しいITツールを導入するときにやっておきたいこと

では、どのようにITツールを導入すれば、よいのでしょうか?

それは、
1)今ある業務の課題を洗い出すこと。
2)理想はどうなりたいかを、具体的に言葉にしてみること。
3)1)の課題を、2)の理想に近づけるためにはどうしたいかを考えること。
が必要だと私たちは思っています。

特にそれぞれの段階で、できるだけ【細かく、小さい単位】で取り組むことで
より具体的な解決方法が見つけることができます。
具体的な解決方法が見つけられれば、それを実行に移すだけ。
実行に移す時に、小さな単位であればあるほど着手がしやすいです。

そのために、この3つの方法をじっくりと細かく洗い出すことが大切です・・・!


本当の課題解決方法は、ITツールを導入することではないかもしれない

当初は「ITツールを導入する」ことが解決方法だったとしても
このようにじっくりと、現状に向き合ってみると
ITツールを導入せずに、改善できる方法が見つかるかもしれません。

もしかしたらそのほうが、コストがかからずいい方法になるかもしれませんね。

とはいえ、どの方法でも【改善する】というステップは何かと大変になります。
その大変なステップを乗り越えるために、心がけるとよいと思う方法をご紹介します。
参考になれば幸いです。

課題解決を実行するときに、心がけたいこと

課題解決するための方法が見いだせたら、実行していきますが
実行するのもなかなか大変ですよね。

実行に移す時に心がけると良いことは、こんなことが考えられます。

1)頑張らない!

どうしても課題解決したい・・・!と思うと、意気込んでしまいますよね。
意気込みが大きくなると、空回りしてしまったり、
チームメンバーがついてこれなくなってしまったりすることも
しばしばあると思います。
肩の力を抜いて、頑張らないことを心がけるのも大切です。

2)やめることを決める。できなくてもいい、という気持ちをもつ。

何でもやってみることも大切ですが、やめることもさらに大切。
とはいえ、なかなか「やめる」ことをするって難しかったりします。
それなら、「できなくてもいい」と思うことも良い方法だと思います。

3)小さくはじめる

頑張らないこと、やめることを決めること、どちらにも共通することは、
この『小さくはじめる』ということが根っこにある気がします。

大きな壁に立ち向かっても、超えることはなかなか難しい。
コツコツとできることからやっていけば、
いつの間にか大きな壁を越えられるということもあるかもしれません!

4)使う人を想像してみる・使う人と雑談してみる

課題を洗い出す段階でも、実行する段階でも
どの段階でもとても大切だと思っていることです。
実際にITツールを導入した後に利用するのは、社員の方々。

その方々が使いやすくなるのが理想となることがほとんどだと思います。
使う方々に耳を傾ける、想像してみるのが非常に大切です。
さらに、雑談をすることで思いがけない解決方法が見つかるかもしれません。


課題の洗い出しや、課題解決するためのサポートをしています

とはいえ、なかなかいつもの業務の中でこういったことを考えたり
実現する時間が取れなかったりしますよね。

おおばこオフィスでは
みなさまと一緒に、課題の洗い出しや課題解決のためのサポートを行っています。

今の業務をどうにかできないかな?という小さな悩みでもOKです!
まずは一緒に、どうすればよいかを考えるきっかけを作りませんか?
いつでもお問い合わせをお待ちしております。
yni@obaco-office.com までご連絡くださいませ!